Política de Privacidad

1. Introducción

QuartoVerde GmbH, ubicada en Sinserstrasse 65, 6330 Cham, Suiza ("nosotros", "nos" o "nuestro"), ofrece un sistema de gestión de propiedades (PMS) llamado LodgeHog (el "Servicio") a hoteles y otros proveedores de alojamiento ("Hoteles", "tú" o "tu"). Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos, divulgamos y protegemos la información cuando usas nuestro Servicio, y cuando procesamos información sobre tus huéspedes ("Huéspedes") en tu nombre.

Estamos comprometidos con proteger la privacidad tanto de nuestros clientes (Hoteles) como de sus Huéspedes. Esta política describe nuestras prácticas y tus opciones respecto a tu información y la información de tus Huéspedes.

2. Información que Recopilamos

Recopilamos dos categorías principales de información:

a) Información sobre los Hoteles (Nuestros Clientes):

Cuando te registras y usas nuestro Servicio, podemos recopilar la siguiente información sobre ti y tu negocio:

Información de Contacto: Nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección física, dirección de facturación.
Información de la Cuenta: Nombre de usuario y contraseña, que almacenamos solo en forma de hash.
Información de Pago: Datos de facturación e historial de pagos. Los datos de la tarjeta se ingresan directamente en nuestro procesador de pagos, Stripe, y nunca los almacenamos.
Información del Hotel: Nombre del hotel, dirección, datos de contacto, detalles de la propiedad, tipos de habitación, tarifas y otra información necesaria para operar el PMS.
Datos de Uso: Información sobre cómo usas el Servicio, incluidos los horarios de inicio de sesión, las funciones utilizadas y las interacciones con la plataforma.
Datos de Soporte: Información que proporcionas al contactar a nuestro equipo de soporte al cliente.
Datos Publicitarios: Si llegas a nuestro sitio web a través de un anuncio en línea, el identificador de ese clic en el anuncio (como el gclid de Google), que se guarda en tu cuenta cuando te registras.

b) Información sobre los Huéspedes (Procesada en Nombre de los Hoteles):

Como parte de la prestación del Servicio, procesamos información sobre tus Huéspedes en tu nombre. Tú, como Hotel, eres el responsable del tratamiento de esta información, y nosotros somos el encargado del tratamiento. Esta información puede incluir:

Datos de Identificación del Huésped: Nombre completo, fecha de nacimiento, género, nacionalidad, datos del pasaporte o documento de identidad, dirección.
Información de Contacto: Dirección de correo electrónico, número de teléfono.
Información de la Reserva: Fechas de check-in/check-out, tipo de habitación, número de habitación, cantidad de huéspedes, tarifas, solicitudes especiales.
Información de Pago: Datos de tarjeta de pago (procesados de forma segura y que pueden ser tokenizados).
Historial de Estadías: Información sobre estadías anteriores en tu Hotel.
Comunicaciones: Registros de las comunicaciones entre el Huésped y el Hotel a través del PMS.

3. Cómo Usamos la Información

a) Información sobre los Hoteles:

Usamos la información sobre los Hoteles para:

Proveer y Mantener el Servicio: Crear y gestionar tu cuenta, procesar pagos, brindar soporte al cliente y garantizar el correcto funcionamiento del PMS.
Mejorar el Servicio: Analizar patrones de uso, identificar áreas de mejora y desarrollar nuevas funciones.
Medir Nuestra Publicidad: Saber cuáles de nuestros anuncios atraen clientes que se registran, usan el Servicio y se suscriben, como se describe en la sección 4.
Comunicarnos Contigo: Enviar avisos importantes, actualizaciones, ofertas promocionales y responder tus consultas.
Cumplir con Obligaciones Legales: Cumplir con los requisitos legales y regulatorios.

Hacemos esto para cumplir nuestro contrato contigo, para cumplir obligaciones legales como llevar registros contables y, para mejorar el Servicio, medir nuestra publicidad y enviar mensajes promocionales, sobre la base de nuestro interés legítimo en operar y hacer crecer nuestro negocio.

b) Información sobre los Huéspedes:

Usamos la información de los Huéspedes únicamente según tus instrucciones (como Hotel) para:

Facilitar Reservas y Reservaciones: Gestionar reservas, asignar habitaciones, procesar pagos y generar confirmaciones de reserva.
Facilitar las Operaciones del Hotel: Brindarte herramientas para gestionar check-ins, check-outs, solicitudes de huéspedes, facturación y otras operaciones esenciales del hotel.
Mejorar la Experiencia del Huésped: Permitirte personalizar las interacciones con los huéspedes y ofrecer un mejor servicio.

Tratamos la información de los Huéspedes como tu encargado del tratamiento, conforme a los términos de tratamiento de datos del Artículo 10 de nuestros Términos de Uso. Como responsable del tratamiento, te corresponde contar con una base legal para ello e informar a tus Huéspedes.

4. Cómo Compartimos la Información

a) Información sobre los Hoteles:

Proveedores de Servicios de Terceros: Compartimos información con proveedores de servicios que la tratan en nuestro nombre y están obligados por contrato a protegerla: Google Cloud (alojamiento y base de datos, Estados Unidos), Cloudflare (almacenamiento y entrega de archivos), SendGrid (envío de correos electrónicos, Estados Unidos), Stripe (pago de suscripciones), PostHog (analítica de producto, Unión Europea) y Sentry (monitoreo de errores, Unión Europea).
Socios Publicitarios: Cuando te registras, cuando agregas reservas durante tu primera semana y cuando inicias una suscripción, enviamos a Google (Google Ads) y a OpenAI (OpenAI Ads) el identificador del clic en el anuncio, si lo hay, una versión con hash de tu dirección de correo electrónico y de tu número de teléfono, y el tipo y el valor del evento. El hash (SHA-256) convierte tu dirección de correo electrónico y tu número de teléfono en códigos a partir de los cuales no se pueden recuperar, pero que estos proveedores pueden cotejar con cuentas que ya conocen. Enviamos estos datos solo para que nos indiquen cuáles de nuestros anuncios atraen clientes, y pedimos a Google que no los utilice para publicidad personalizada. El uso que hacen de los datos se rige por la Política de Privacidad de Google y la Política de Privacidad de OpenAI.
Requisitos Legales: Podemos divulgar información si así lo requiere la ley, como en respuesta a una citación judicial, una orden judicial o una solicitud gubernamental.
Transferencias Comerciales: En caso de una fusión, adquisición o venta de todos o parte de nuestros activos, tu información puede transferirse como parte de la transacción. Te notificaremos sobre dicha transferencia y las opciones que puedas tener.

b) Información sobre los Huéspedes:

Con el Hotel: Compartimos la información de los Huéspedes contigo (el Hotel) en la medida necesaria para prestar el Servicio y permitirte gestionar tus operaciones y relaciones con los huéspedes.
Nuestros Subencargados: Para operar el Servicio, la información de los Huéspedes es tratada por Google Cloud (alojamiento y base de datos, Estados Unidos), Cloudflare (almacenamiento de archivos), SendGrid (envío de correos electrónicos, Estados Unidos) y Sentry (monitoreo de errores, Unión Europea). Si usas el chatbot de IA, los mensajes de los Huéspedes también son tratados por OpenAI y Google (modelos de lenguaje de IA, Estados Unidos) y, en las conversaciones por WhatsApp, por Meta. Si usas nuestro gestor de canales, las reservas se intercambian con Channex y con los canales de venta que conectes.
Proveedores de Servicios de Terceros (Bajo la Dirección del Hotel): Podemos compartir información de los Huéspedes con proveedores de servicios de terceros que integres con el PMS, como gestores de canales, pasarelas de pago o plataformas de automatización de marketing. Solo hacemos esto bajo tus instrucciones y bajo tu responsabilidad de garantizar que estos proveedores cumplan con las leyes de protección de datos.
Autoridades (Bajo la Dirección del Hotel): Cuando lo activas, enviamos en tu nombre información de los Huéspedes y de facturas a las autoridades, como el sistema brasileño de registro de huéspedes (FNRH) y la facturación electrónica municipal de servicios (NFS-e).
Requisitos Legales: Podemos divulgar información de los Huéspedes si así lo requiere la ley, como se describió anteriormente.
Datos Agregados o Anonimizados: Podemos compartir datos agregados o anonimizados sobre los Huéspedes que no puedan usarse para identificar a personas, con fines analíticos o estadísticos. Estos datos no se consideran datos personales.

5. Cookies y Tecnologías Similares

Nuestros sitios web y el Servicio utilizan cookies y tecnologías similares, pequeños archivos guardados en tu navegador, con los siguientes fines:

Esenciales: Mantener tu sesión iniciada, proteger los formularios contra falsificaciones y recordar tu idioma. El Servicio no funciona sin ellas.
Analítica: PostHog, alojado en la Unión Europea, registra cómo los visitantes usan nuestros sitios web y el Servicio, para que podamos mejorarlos.
Publicidad: Google Ads (a través de Google Tag Manager) y OpenAI Ads registran qué anuncio te trajo a nuestro sitio web, para que un registro o una suscripción posterior pueda atribuirse a él.
Páginas de Reserva: Los Hoteles pueden añadir sus propias etiquetas, como Google Ads o el Meta Pixel, a sus páginas de reserva. Cada Hotel es responsable de las etiquetas que añade.

Puedes bloquear o eliminar las cookies en la configuración de tu navegador. Bloquear las cookies de analítica y de publicidad no afecta al Servicio.

6. Seguridad de los Datos

Implementamos medidas técnicas y organizativas de seguridad adecuadas para proteger tanto la información del Hotel como la de los Huéspedes contra el acceso, uso, divulgación, alteración o destrucción no autorizados. Estas medidas incluyen:

Cifrado: Los datos se cifran en tránsito y en reposo.
Controles de Acceso: El acceso a la información está restringido únicamente al personal autorizado.
Infraestructura y Actualizaciones: El Servicio funciona en infraestructura de nube administrada, mantenemos actualizadas las dependencias de nuestro software y monitoreamos el Servicio para detectar errores.
Notificación de Brechas: Si una brecha de datos afecta tu información o la información de tus Huéspedes, te lo notificaremos sin demora indebida.

7. Retención de Datos

Información del Hotel: Conservamos la información de los Hoteles mientras tu cuenta esté activa y la eliminamos dentro de los 90 días posteriores al cierre de tu cuenta. Conservamos los registros de facturación y contables durante 10 años, como exige la ley suiza, y todo lo que necesitemos para una disputa en curso hasta que se resuelva.
Información del Huésped: Mientras tu cuenta esté activa, conservamos la información de los Huéspedes durante el tiempo que la mantengas en el PMS; es decir, tú decides cuánto tiempo. La eliminamos dentro de los 90 días posteriores al cierre de tu cuenta, a menos que la ley nos exija conservarla por más tiempo.

8. Tus Derechos y Opciones (Hoteles y Huéspedes)

a) Hoteles:

Acceso y Actualización: Puedes acceder y actualizar la información de tu cuenta a través del PMS.
Rectificación, Eliminación y Limitación: Puedes pedirnos que corrijamos información inexacta, eliminemos información que ya no necesitamos o limitemos el uso que hacemos de ella, sujeto a los plazos de conservación de la sección 7.
Portabilidad de Datos: Puedes solicitar una copia de tus datos en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina.
Oposición a la Medición Publicitaria: Puedes oponerte en cualquier momento a que tus datos se utilicen para medir nuestra publicidad, como se describe en la sección 4, poniéndote en contacto con nosotros.
Mensajes Promocionales: Puedes pedirnos en cualquier momento que dejemos de enviarte mensajes promocionales.
Cierre de Cuenta: Puedes cerrar tu cuenta en cualquier momento.
Reclamos: Si crees que tratamos tu información de forma ilícita, puedes presentar un reclamo ante una autoridad de protección de datos, como el Comisionado Federal Suizo de Protección de Datos e Información (FDPIC), la autoridad de tu país de la UE o la Autoridad Nacional de Protección de Datos de Brasil (ANPD).

b) Huéspedes:

Derechos de los Huéspedes: Los Huéspedes tienen ciertos derechos sobre sus datos personales conforme a las leyes de protección de datos aplicables (como la Ley Federal Suiza de Protección de Datos, el GDPR y la LGPD de Brasil). Estos derechos pueden incluir el derecho de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y el derecho a oponerse al tratamiento.
Ejercicio de Derechos: Los Huéspedes deben dirigir cualquier solicitud para ejercer sus derechos al Hotel en el que reservaron, ya que el Hotel es el responsable del tratamiento de los datos. Si un Huésped se pone en contacto con nosotros, reenviamos la solicitud al Hotel y lo ayudamos a responderla según lo exija la ley.

9. Transferencias Internacionales de Datos

Tenemos nuestra sede en Suiza, y el Servicio está alojado en Estados Unidos (Google Cloud). Algunos de los proveedores mencionados en la sección 4 también tratan datos en Estados Unidos o en otros países. Para las transferencias desde Suiza, el Espacio Económico Europeo o el Reino Unido a países sin un nivel adecuado de protección de datos, nos basamos en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y sus extensiones suiza y británica cuando el destinatario está certificado y, en los demás casos, en Cláusulas Contractuales Tipo. Para los datos procedentes de Brasil, nos basamos en los mecanismos de transferencia que permite la LGPD.

10. Privacidad de los Menores

El Servicio está pensado para empresas y no está dirigido a niños, y nuestros sitios web no recopilan a sabiendas información de niños. Los Hoteles pueden registrar información sobre Huéspedes menores de edad, como niños que viajan con sus familias, que tratamos en nombre del Hotel como cualquier otra información de Huéspedes.

11. Cambios a esta Política de Privacidad

Podemos actualizar esta Política de Privacidad de vez en cuando. Te notificaremos sobre cualquier cambio importante publicando la nueva Política de Privacidad en nuestro sitio web o a través del Servicio. Te recomendamos revisar periódicamente esta Política de Privacidad para conocer cualquier cambio.

12. Contáctanos

QuartoVerde GmbH, Sinserstrasse 65, 6330 Cham, Suiza, es responsable del tratamiento descrito en esta política, salvo la información de los Huéspedes, que tratamos en nombre de los Hoteles. Si tienes preguntas sobre esta política o quieres ejercer tus derechos, escríbenos a [email protected].